Por que usar planilhas vai acabar com o seu negócio?

Não podemos falar de gestão na construção civil sem falar de planilhas. 

São planilhas de orçamentos de obra, planilha de fornecedores, planilha de estoque, planilha de mão de obra, planilha de controle financeiro, enfim, é planilha que não acaba mais. 

Se você reconhece essa situação no seu dia a dia, provavelmente entende a dificuldade que é controlar todas as informações das obras dessa forma. 

Esse artigo trata justamente sobre como o uso de planilhas pode ser prejudicial a longo prazo para a sua empresa e o que você pode fazer para ganhar tempo e produtividade. 

Para começar, listamos abaixo os 7 principais motivos para você parar de usar planilhas hoje mesmo: 

1– Fluxo de Caixa 

Fluxo de caixa nada mais é do que o total recebido e gasto por uma empresa durante um período de tempo definido. O grande problema é que muitas empresas da construção civil fazem um verdadeiro malabarismo na hora da gestão financeira, com entradas/saídas que se perdem ou deixam de ser lançadas na planilha. 

A falta de um sistema financeiro centralizado reflete em todo negócio, que não dispõe de um canal confiável para ser usado como instrumento na tomada de decisão. 

Essa fragilidade impede, por exemplo, a segurança necessária para assumir novas obras sem comprometer o financeiro.

2– Preço correto nos orçamentos 

Um aspecto recorrente nas micro e pequenas construtoras é ter o preço correto dos orçamentos. Esse é um problema que causa um enorme prejuízo a longo prazo e está ligado diretamente a dificuldade de ter fácil acesso a dados confiáveis. 

O desafio é achar o equilíbrio entre não fazer um orçamento tão básico (por cub por exemplo) a ponto de estar errado e também não fazer um orçamento tão minucioso a ponto de perder muito tempo e não conseguir entregá-lo. 

Então, usando planilhas você pode ter 3 problemas: Não conseguir entregar um orçamento no tempo esperado pelo cliente, fazer um orçamento errado e ter menos lucro ou perder a obra porque fez um orçamento muito caro (margem alta para compensar erro). 

3– Cálculo de Curva ABC 

Muitas construtoras enfrentam algum tipo de problema com custos e compra de materiais. Com o cálculo de curva ABC você consegue otimizar muito os resultados no planejamento e gestão, identificando os itens que necessitam de mais atenção. 

Apesar da vantagem, realizar essa tarefa através de planilha consome muito tempo e acaba sendo descartado no dia a dia de uma construtora.  

4– Custo individualizado por obra 

Quanto mais obras simultâneas uma construtora tem, mais complicado é a sua gestão. E sem uma administração muito alinhada, a chance de prejuízo aumenta consideravelmente. 

Para proporcionar uma visão eficaz e a possibilidade de uma análise detalhada da situação, é altamente recomendável o custo individualizado por obra. Isso impede que o problema identificado em uma construção seja estendido para as demais, além de evitar gastos desnecessários com compra de materiais.

5- Previsibilidade 

Em um mercado tão influenciado pela economia e outros fatores externos, o empresário não pode abrir mão daquilo que pode controlar: a informação. 

Vai faltar dinheiro mês que vem? Quais itens estão mais caros de determinado fornecedor? Quais contas tenho para pagar esse mês?

Ter respostas de forma rápida e fácil para perguntas como essas permitem ao empresário a previsibilidade necessária para a tomada de decisão e que problemas sejam identificados antes que eles ocorram.

Infelizmente, essa é uma vantagem que você não tem usando planilhas. 

6- Segurança 

Uma planilha é apenas um arquivo que está suscetível aos mais diversos riscos.  

Existem casos de planilhas de controle financeiro que de uma hora para outra simplesmente param de funcionar, se tornam “arquivos corrompidos”. Agora imagina estar no meio de uma obra (ou diversas obras) e não conseguir mais acessar os dados dessa construção. 

7- Tempo 

Uma das coisas mais importantes para quem trabalha na construção civil é justamente conseguir dividir bem o tempo diante de tantas atividades e um cronograma muitas vezes apertado. 

Em uma estrutura mais enxuta, como pode ser o seu caso, os sócios e colaboradores exercem múltiplas funções e nem sempre conseguem ter a devida atenção em atividades que são fundamentais para tornar o crescimento da empresa sustentável. 

Podemos citar como atividades fundamentais a maioria dos tópicos anteriores deste artigo, que são excluídos da gestão ou feitos parcialmente justamente pelo tempo perdido tentando administrar uma construtora sem a ferramenta correta. 

Não conseguir analisar como lucrar mais e onde evitar prejuízo representa uma perda significativa de capital, que muitas vezes não é perceptível no dia a dia, mas impacta diretamente no seu bolso. 

Ok, entendi, mas o que devo fazer então? 

O objetivo mais importante de quem começa um negócio, seja na construção civil ou em qualquer outra área, é ter sucesso. Pode parecer óbvio, mas, o caminho para fazer com que sua empresa realmente cresça nem sempre é muito claro.

Então, vamos analisar… 

Para uma construção sólida, você precisa construir uma base que aguente o peso da estrutura, uma fundação firme que possibilite finalizar a obra com segurança, certo? 

Com a gestão da sua empresa é a mesma coisa. A gestão é a base, é a fundação sólida que vai direcionar o seu negócio para que prospere. E para isso, você não pode usar qualquer ferramenta, você vai usar aquela que te dê a segurança necessária para os próximos passos.  

Você precisa usar um Software de Gestão. 

Com um software de gestão você tem a segurança dos dados, que ficam armazenado em local apropriado e possuem backup diário para que você nunca se preocupe. 

Com um software de gestão você consegue ter o histórico das suas obras, aprimorando para as próximas construções o aprendizado, conseguindo mais lucro e evitando prejuízos. 

Fácil acesso aos dados, relatórios financeiros, criar orçamentos, compras, enfim, todo tempo que você perdia procurando informações em planilhas você vai conseguir com um software à distância de um clique. 

O que antes era algo longe da realidade de muitas empresas, agora é acessível e já está impulsionando o mercado da construção civil. Em 2019 foi lançado o SiengeGo, software de gestão focado em ajudar micro e pequenas construtoras a se desenvolverem. 

O SiengeGo foi criado com a ajuda de 167 empresas da construção civil, que enfrentam os mesmos problemas que você no dia a dia. E o resultado não poderia ser diferente, um software feito sob medida que entende o que você precisa. 

Tudo em uma única tela, integre financeiro, compras e engenharia de forma rápida e fácil. 

O SiengeGo ganhou destaque com o Funcionário Digital, recurso exclusivo que utiliza tecnologia cognitiva e foi ganhador do Beacon, prêmio internacional de inovação da IBM.

O Funcionário Digital fornece respostas instantâneas, aprende com a s suas movimentações e envia notificações sobre pontos de atenção na gestão da sua empresa. 

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E agora, você vai continuar sofrendo
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